廣州會(huì)議策劃對于舉辦具有(yǒu)相當規模會(huì)議的組織者尤其專業的會(huì)議管理(lǐ)公司來(lái)說，如何讓衆多(duō)的會(huì)議參與者在每一個(gè)會(huì)議流程環節諸如會(huì)前簽到會(huì)議現場(chǎng)、餐飲住宿、休閑娛樂、會(huì)議交流等項目中得(de)到想得(de)到東西，同時(shí)又能關注到與會(huì)者一些(xiē)意想不到情況，好比突發疾病。此外，還(hái)要解決随時(shí)都有(yǒu)可(kě)能發生(shēng)的諸如發言人(rén)沒有(yǒu)及時(shí)到場(chǎng)、惡劣的天氣或音(yīn)響設備失誤等突發事件呢？作(zuò)為(wèi)一個(gè)專業的會(huì)議管理(lǐ)公司，根據以往多(duō)年的會(huì)議操控能力和(hé)現場(chǎng)執行(xíng)經驗，奧蘭國際特提醒一下會(huì)議組織管理(lǐ)者需要注意的幾點。

一、确立明(míng)确的目标

對任何一個(gè)商業公司而言，要想讓會(huì)議開(kāi)得(de)有(yǒu)價值，必需要有(yǒu)一個(gè)明(míng)确的目的通(tōng)過會(huì)議獲取所需，提供給與會(huì)者相應的價值，并且能回報投資。

二、完善信息的采集與分析

信息的收集極為(wèi)重要，這其中包括了解客戶的需求（細節請(qǐng)看流程中附錄-客戶需求分析單）解會(huì)議的缺席者、解媒體(tǐ)、解預算(suàn)、分析自己的有(yǒu)餘等。

三、追求不竭的創新

每一次會(huì)議都是對創新能力的挑戰，無論在內(nèi)容或形式上(shàng)，不竭的創新能使每一次會(huì)議都布滿激情與樂趣。

四、制(zhì)定周密的計(jì)劃

無論是甘特圖還(hái)是進度表，一個(gè)周密的計(jì)劃必需包括會(huì)議裏所有(yǒu)的細節，另外，保證定期的可(kě)以防止一個(gè)周密的計(jì)劃成為(wèi)項目經理(lǐ)牆壁上(shàng)的裝飾。

五、實施嚴格的現場(chǎng)管理(lǐ)

進行(xíng)現場(chǎng)管理(lǐ)時(shí)，一定要嚴格地對照計(jì)劃表上(shàng)的事項進行(xíng)操作(zuò)，任何疏漏都會(huì)導緻會(huì)議的失敗。此外，現場(chǎng)負責人(rén)需要有(yǒu)随機應變的能力（參見14條）

六、結束與細緻的總結

勝利的會(huì)議需要有(yǒu)創造性的規劃；積極的談判和(hé)交流的技(jì)巧；規範的操作(zuò)和(hé)财務管理(lǐ)；優秀的包裝和(hé)系統的反饋。會(huì)議結束後總結一下你(nǐ)提供了多(duō)少(shǎo)價值？什麽是公司的投資收益？與會(huì)者明(míng)年還(hái)會(huì)參加你(nǐ)會(huì)議嗎？将這些(xiē)答(dá)案彙總起來(lái)，應用于下一次的會(huì)議計(jì)劃。

七、争取優秀，而不是完美

無論會(huì)議大(dà)小(xiǎo)與否，再好的會(huì)議計(jì)劃都不可(kě)能達到完美，最重要的事情是建議、設計(jì)和(hé)修正。

八、解會(huì)議涉及的行(xíng)業

為(wèi)了提供勝利的會(huì)議管理(lǐ)，組織者必需了解會(huì)議所涉及的行(xíng)業，專業術(shù)語和(hé)行(xíng)業整體(tǐ)趨勢等方面的內(nèi)容。

九、不要為(wèi)了省小(xiǎo)錢(qián)而在大(dà)事情上(shàng)糊塗

保證合作(zuò)的供應商提供高(gāo)品質的服務，千萬不要為(wèi)了省點小(xiǎo)錢(qián)而犧牲了會(huì)議的品質，最後損失最大(dà)的還(hái)是自己。

十、記住、顧客永遠是第一

聽(tīng)衆是顧客，會(huì)付帳給你(nǐ)因此他必需要感受和(hé)接受到價值，必需要體(tǐ)會(huì)到此次會(huì)議的重要性。如果你(nǐ)覺得(de)有(yǒu)什麽事比顧客更重要，請(qǐng)記住：顧客永遠是第一重要的

十一、合理(lǐ)控制(zhì)預算(suàn)

要學會(huì)分析并合理(lǐ)地使用預算(suàn)。額外花(huā)費的錢(qián)應該首先使與會(huì)者收益。

十二、最大(dà)限度地使用技(jì)術(shù)

技(jì)術(shù)能給你(nǐ)很(hěn)多(duō)幫忙，自始至終地盡可(kě)能多(duō)使用技(jì)術(shù)，使得(de)顧客和(hé)工作(zuò)人(rén)員都能很(hěn)輕松地運用技(jì)術(shù)，但(dàn)是必需記住不可(kě)用技(jì)術(shù)代替人(rén)與人(rén)之間(jiān)的交流。技(jì)術(shù)的運用參看“多(duō)媒體(tǐ)會(huì)議包裝”

十三、清晰而明(míng)确的溝通(tōng)

清晰而明(míng)确的交流是整個(gè)項目勝利的關鍵。想象你(nǐ)一個(gè)與會(huì)者，不了解內(nèi)部的計(jì)劃、法式或是後備工作(zuò)，如何在最短(duǎn)的時(shí)間(jiān)內(nèi)了解這一切呢？

十四、幼稚的危機管理(lǐ)

針對不可(kě)預見的問題與可(kě)能的場(chǎng)景危機，必需準備好解決方案，将最壞的結果羅列進去，然後逐一提出解決方案。

十五、提供足夠的價值

為(wèi)了滿足與會(huì)者的需求，一個(gè)會(huì)議項目應該能提供給聽(tīng)衆有(yǒu)用的價值，無論是教育還(hái)是培訓抑或是新産品發布會(huì)或經銷商會(huì)議---內(nèi)容是關鍵，充分的內(nèi)容将使價值在會(huì)議中得(de)以體(tǐ)現。 廣州會(huì)議策劃